איך מעסיק יוכל להימנע מסיכון גבוהה ברשתות החברתיות
בעולם של רשתות חברתיות העובדים שלנו מעמידים אותנו, בין אם הם רוצים ובין אם לא, בסיכון של חשיפה של נתונים רגישים של העסק או האירגון ע״י פוסטים או שיתופים.
במאמר הזה, אנחנו נדבר על 13 דרכים להתמודד עם התופעה על מנת למנוע סיכונים מיותרים של חשיפת מידע רגיש.
עולם המשפט והרשתות החברתיות – לא מה שחשבתם
הקטנת סיכונים למעסיק – הטכנולוגיה והאינטרנט מתפתחים בצעדים מהירים והפסיקה לא מצליחה להדביק את הקצב של הטכנולוגיה. בפס”ד איסקוב נגד הממונה על עבודת נשים שניתן בע”ב 10121/06 ע”י כבוד השופטת סיגל דוידוב מוטולה, בו נקבעו מס חידושים בנושא אפשרות העיון של המעביד בדואר אלקטרוני של העובד .בטרם הצטנן הסכם קיבוצי מיום 25/6/2008 בין הסתדרות המעסיקים בנושא עיון בדואר אלקטרוני של עובד מקום שבו מתעורר חשד שנעשה בו או באמצעותו שימוש המנוגד לחוק או שיש בו כדי לפגוע בעסק וכבר כך למשפט לדיני עבודה (ואולי גם לרשות המשפט וטכנולוגיה) אתגר חדש בלבוש השימוש של העובדים ברשתות החברתיות.
העולם של ה- “Web 2.0” בו פועלות הרשתות החברתיות הבינלאומיות הגדולות כגון: פייסבוק, לינקדין, מייספייס, טוויטר ואתרי קשרים חברתיים אחרים כגון: ויקיס, בלוגיס, קבוצות דיון וכו’ מתרחב בקצב מהיר מדי היום. רשתות חברתיות מביאות עימו לצד אלמנטים חברתיים ובידוריים גם הזדמנויות מסחריות ופוטנציאל לתקשורת חברתית ליחידים ולארגונים לרבות בתחום של קידום מכירות ואף מכירות ממש, אך יש בהן גם לא מעט סיכונים. מדיניות תקשורת חברתית פורמאלית בארגון, עשויה לעזור בניהול סיכונים אלה.
טיפים לשמירה על המעסיק מחשיפה של מידע רגיש, שימוש של עובדים ברשתות חברתיות, עלול לחשוף את הארגון (המעסיק) ובמקרים מסויימים גם את מנהליו, לתביעות נזיקיות ואף לתביעות אישיות בעילות שונות ובכלל זה בעילת לשון הרע, הטרדה מינית פגיעה בפרטיות, גרם הפרת חוזה ועוד. אם מעביד מתכנן לעודד או לדרוש מעובדיו לכתוב בלוג או להשתמש ברשת חברתית אחרת בשם הארגון כדאי להכיר את הסיכונים הכרוכים בכך ולנקוט באסטרטגיה מקיפה עם חלוקת אחריות, הכשרה ופיקוח ספציפיים לנושא זה.
למעסיק המאפשר לעובדיו לגלוש ולהתבטא ברשתות חברתיות במסגרת העבודה או שעות העבודה, או שוקל להשתמש בעצמו ברשת חברתית במסגרת פעילות העסק, כדאי לשקול רכישת פוליסת ביטוח אחריות בתקשורת או כיסוי ביטוחי אחר המתמחה בתחום ההגנה על חשיפות מהסוגים שנמנו לעיל. התייחסות למה על העובדים לעשות בזמנם הפנוי בהקשר זה ומה כדאי למעסיק לעשות כדי להימנע או לפחות לצמצם את החשיפה לתביעות הכרוכה בשימוש של העובדים ברשתות חברתיות.
13 הדגשים למניעת סיכון של חשיפת מידע רגיש – חובה לכל מעסיק
- שמדיניות התקשורת החברתית בארגן מתאימה ועוקבת ומדיניות הארגון בנוגע לשימוש באינטרנט ולמדיניות הפרטיות, אי החשיפה, אי התחרות, אתיקה וכו’ בארגון.
- לקבוע את המקרים (החריגים) בהם המעסיק יוכל לבדוק ולפקח על ההודעות שנשלחו או נתקבלו במסגרת מערכת התקשרות של המעסיק וקביעת כללים דומים ביחס לשימוש בגישה למערכות תקשורת חברתית.
- העובדים יאשרו כי קראו את מדיניות הארגון ומסכימים לה כתנאי להעסקתם.
- לקבוע כי אם העובדים מפרסמים משהו על הארגון חובתם לציין שהינם מועסקים בו ושהשקפותיהם המתבטאות בפרסום שלהם הינן אישיות ושלהם בלבד ואינן מייצגות בהכרח את דעת ועמדת הארגון.
- מומלץ לאסור על העובדים להציג כל לוגו או סימן מסחר שכן הצגתם עלולה ליצור רושם שהעובד מדבר בשם הארגון.
- להדגיש את הסיכונים בפרסום ברשת לרבות הסיכון בחשיפת מידע מסווג. מידע שלא פורסם ע”י הארגון עצמו לא צריך להיות מפורסם ע”י אף עובד.
- כיצד על העובד לנהוג במקרה של ספק.
- העובדים אחראים למה שהם מפרסמים (גם מחוץ לשעות העבודה) וניתן לתבוע אותם בעילת לשון הרע, גניבה ספרותית, הפרת זכויות יוצרים, חדירה לפרטיות ועוולות נוספות.
- במסגרת מדיניות השימוש ברשתות חברתיות בארגון חשוב לקבוע כי עובדי הארגון מצופים להתייחס בכבוד בדבריהם על הארגון, על קולגות לעבודה ועובדים אחרים, לקוחות, מתחרים וכל אדם אחר.
- חשיבות בדיקת העובדות לפני פרסומן, לוודא שהדעה מוצגת כדעה ולא כעובדה.
- אמור לעובדים לא לחשוף דברים העלולים לאפשר שימוש לרעה במידע אישי. שם ותאריך לידה יכולים להיות מספיקים לגנבי זהויות עם אפליקציות המאפשרות מעקב באינטרנט כדי להגיע לאינפורמציה אישית רגישה.
- להיזהר מאימיילים של “דיג אסור” ותוכנות מזיקות.
- כשגודל הארגון מצדיק זאת, יש למנות לארגון קצין מידע שיהיה אחראי על נושאי העברת המידע, אבטחת המידע, שמירה על הפרטיות ושימוש ברשתות חברתיות בארגון (נושאים הצפויים לעבור הסדרה רגולטורית שכדאי להיערך להם מראש).
לקבלת מידע נוסף ויעוץ משפטי בנושא ניתן לפנות למשרד עו”ד אורלי ספיר סחייק בטלפון: 04-8528528 | 054-2122878 או להשאיר פרטים ואנו נחזור אליכם.
